O fazer do Design é um ofício complexo, com forte base metodológica. Só no livro Projeto de Produto (2ª edição), de Mike Baxter, são listadas mais de 30 ferramentas que podem ser utilizadas para desenvolver o design de um produto do início ao fim. Este dado, por si só, indica a profusão de atividades e processos envolvidos em projetos de Design.
A gestão na área do design não é um assunto novo e pode ser vista como disciplina no plano pedagógico de cursos superiores de design mundo afora. Seja para atuar como freelancer ou dentro de uma empresa, para gerarmos bons produtos precisamos ter planejamento, processos e gestão com estratégia. Esse esforço garante a qualidade e valor entregue em nossas criações e promovem o impacto positivo do Design.
O termo DesignOps surgiu por volta de 2015 e ganhou força na comunidade de design a partir de 2018, com o lançamento do livro “DesignOps Handbook” pela Invision. Mas para quem já é da área de tecnologia, já sabe de onde veio o Ops: “DevOps”. Ambas as áreas atuam de formas distintas, mas a filosofia necessária para aplicar DesignOps e DevOps é a mesma: colaboração, comunicação e automação. Operations faz referência a todos os processos, ferramentas e metodologias que facilitam um trabalho em equipe eficiente, eficaz e efetivo.
“É o departamento (ou a pessoa) que planeja, define e gerencia o processo de design dentro de uma empresa. Seu objetivo é garantir que o time de design se transforme em uma máquina — funcionando com alta eficiência, baixo atrito e gerando artefatos de design de altíssima qualidade.”
Conforme os processos de design evoluem em uma organização, é necessário desenvolver mecanismos de operação, monitorados e acordados entre as lideranças de design, que permitam o design em escala. Um design coeso e bem distribuído em todos os projetos e processos entrega valor e impacto e mostra a maturidade da organização.
E quando é necessário aplicar DesignOps? Depende do contexto. Mas alguns sinais de que o DesignOps é necessário são a falta de comunicação, alinhamento do time, métodos e processos não definidos. Mesmo uma euquipe ou um pequeno time pode se beneficiar da mentalidade de Ops, independente do tamanho da organização, pois ela cria eficiência a longo prazo e consistência a curto prazo.
Pilares de DesignOps e atuação
Não existem pilares fixos de design que DEVEM ser seguidos. Cada profissional e contexto vão definir quais serão os pilares de atuação do DesignOps. Kate Kaplan, do grupo Nielsen Norman Group (NN/g), propõe que os pilares de atuação sejam definidos de acordo com os maiores pontos de dor das 3 grandes áreas: Colaborar no trabalho, entregar o trabalho e Medir o trabalho.
Já no curso DesignOps Strategy, o professor João Santos propõe o uso da abordagem 3P - Pessoas, Processos e Prioridades. O pilar de Pessoas envolve recrutamento, cultura, capacitação e onboarding; o pilar de Processos abrange reuniões, eventos, wikis, playbooks, ferramentas e design system; e o pilar Prioridades compreende alinhamento entre lideranças, gestão de recursos, pipeline e report de projetos.
Além disso, os profissionais de DesignOps também podem atuar em diferentes níveis:
- Nível de projeto (operacional): auxiliar designers a gerenciar atividades e operações de um produto ou projeto.
- Nível de programa (tático): auxiliar gerentes de design a gerenciar produtos ou projetos de alta prioridade.
- Nível de portfólio (estratégico): auxiliar liderança de design a gerenciar negócios e operações de design de um portfólio ou de uma organização.
Lembrando que um portfólio é um conjunto de programas que, por sua vez, é formado de conjuntos de projetos.
Passos iniciais para implementar DesignOps
Em resumo, cinco passos podem ser elencados para implementação do DesignOps:
- Diagnosticar os problemas: observar onde estão os maiores gargalos da esteira de produto e processos de design.
- Identificar as oportunidades: ordenar problemas encontrados e oportunidades de melhoria.
- Definir o escopo de atuação: delimitar oportunidades de melhoria que podem ser exploradas e resolvidas.
- Formalizar a disciplina: definir quem vai atuar como DesignOps e como irá atuar.
- Plano de ação e priorização: montar um plano de ação e priorização para implementação do DesignOps e melhorias aos processos atuais.
O processo de implementação de DesignOps nunca acaba, ele é um ciclo contínuo de melhoria: depois de formalizada a disciplina, é necessário estar atento a novos problemas, diagnosticá-los, encontrar oportunidades e gerar ou ampliar planos de ação e priorização.
Times e responsabilidades
A definição do melhor modelo de time e as responsabilidades que ele irá assumir dependerão do contexto da empresa e do time. Em outro artigo do NN/g, K. Kaplan desenha 5 modelos de times de DesignOps. Eles são:
- Espalhado: Na ausência de um profissional de DesignOps, muitos times de design realizam atividades de operação enquanto fazem design.
- Solitário: Existe um profissional de DesignOps generalista que gerencia atividades operacionais, dando suporte a múltiplos designers ou times pequenos.
- Especializado: Um pequeno grupo de profissionais de DesignOps especialistas em áreas diferentes, dando suporte a múltiplos designers ou times pequenos.
- Distribuído: Times que precisam e querem suporte de um profissional de DesignOps dedicado.
- Elevado: Profissionais de DesignOps atuando em grupos específicos, providenciando recursos e programas centralizados que afetam e beneficiam toda a organização de design.
Cada qual traz benefícios e contrapontos específicos. Por exemplo, no modelo espalhado, apesar de não existir um especialista 100% focado no DesignOps, todas as pessoas que assumem funções cross têm a oportunidade de aprender mais sobre a área e perceber em primeira mão o impacto do DesignOps nos processos de design.
Processos e frameworks
O roteiro para construção de processos eficientes é muito similar ao passo a passo de implementar DesignOps apresentado anteriormente: primeiro é preciso conhecer os processos atuais, em seguida identificar as oportunidades, para então desenhar o processo ideal, implementar a solução, medir os resultados e melhorar o processo (ou melhor, fazer tudo de novo!).
Alguns dos frameworks mais utilizados para melhoria de processos são o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check & Act), o ciclo de vida BPM (Business Process Management) e o SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs & Customers). O formato de desenho de processos mais utilizado é o fluxograma (flowchart), para o qual são utilizadas ferramentas como Miro e Figjam.
Métricas de design em escala
Métricas são ferramentas poderosas para demonstrar o impacto do design em uma empresa. Com elas é possível convencer stakeholder e angariar parcerias. No entanto, primeiro é necessário definir o que será medido. Para isso, existem dois frameworks que se complementam bem: REACH (Results, Efficiency, Ability, Clarity & Health) e HEART (Happiness, Engagement, Adoption, Retention & Task success).
O REACH propõe perguntas orientadoras para cinco palavras-chaves que representam os 5 objetivos principais do DesignOps:
- Resultados: O design do produto ou sua experiência melhoraram?
- Eficiência: Os designers estão usando seu tempo e energia em atividade de grande valor?
- Habilidade: As habilidades e conhecimentos necessários estão ao alcance do time de design?
- Clareza: Os designers e não-designers entendem e concordam sobre o valor que o design gera?
- Saúde: Os designers estão felizes e realizados fazendo seus trabalhos?
Enquanto o HEART, que na verdade é um framework voltado para produto e UX, pode ser aplicada em relação a atuação do DesignOps. Utilizando a tabela HEART, podemos planejar quais métricas precisam ser medidas em relação a felicidade, o engajamento, a adoção, a retenção e o sucesso das atividades.
Conclusão
Nos últimos anos, uma das áreas que mais ganhou destaque foi o design. Seu impacto na estratégia e nos números é visível - os times de design estão crescendo, as lideranças têm buscado mais a opinião dos designers e há uma busca em providenciar as ferramentas certas para os times de design.
Em conjunto a isso, a adoção das metodologias ágeis em times de desenvolvimento aumentaram a necessidade da integração entre design e tecnologia nas organizações. Somando-se à demanda de entregas de design em escala, com fins na otimização e consistência em vários projetos.
O DesignOps surge como uma resposta a esses desafios e novos cenários. Nos negócios, pode aumentar a agilidade na implementação de novas funcionalidades e reduzir custos com ineficiências operacionais. Quanto ao produto, aumentar a colaboração entre equipes envolvidas, com alinhamento e comunicação assertiva. E, finalmente, estabelecer um ambiente de crescimento saudável, com melhor performance e organização funcional e estratégica de design.
Agradecimentos ao time Menina de UX e ao professor João Santos do DesignOps Lab pela oportunidade e pelo aprendizado!
E muito obrigada por ler até aqui!
![Ciclo PDCA: o que é e como aplicar [Com Template]](https://images.spr.so/cdn-cgi/imagedelivery/j42No7y-dcokJuNgXeA0ig/72857bac-6382-48b5-be1d-33371d13351f/maxresdefault/w=640,quality=90,fit=scale-down)
