O que são Matriz de Eisenhower e Matriz de GUT, como utilizá-las para priorização e gerenciamento de tempo e porque são importantes na Liderança de Produtos
O que são?
Matriz de Eisenhower e Matriz GUT são dois frameworks (estruturas) para gestão de tempo e priorização de itens/tarefas, respectivamente.
Ambos os frameworks são consagrados em disciplinas de administração e gestão e, conceitualmente, bastante simples.
Sua utilização, porém, pode ser mais ou menos eficiente, dependendo de quão criteriosa é a análise dos fatores que os compõem — algo “subjetivo”, diga-se de passagem, por isso sujeito a vieses e problemas.
Os dois frameworks estão conceituados e explicados quanto à sua utilização a seguir.
Matriz de Eisenhower
Conceito
A Matriz de Eisenhower permite organizar e visualizar tarefas por grau de importância e urgência, basicamente. Por isso, permite gestão de itens/tarefas no tempo.
O framework é composto por uma matriz de quatro quadrantes (2x2), no qual o eixo x (horizontal) corresponde a “urgência” e o eixo y (vertical) corresponde à “importância”.
A ilustração a seguir contém uma representação da Matriz de Eisenhower:
Matriz de Eisenhower. Fonte: Runrun.it
A Matriz de Eisenhower faz referência ao presidente dos EUA Dwight D. Eisenhower, por ter dito em um discurso: “Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente.”
Como utilizar?
Com base nos eixos, os quadrantes da Matriz de Eisenhower permitem agrupar itens/tarefas da seguinte maneira:
- Importante e urgente (quadrante ao alto e à direita). Itens/tarefas que devem ser realizados imediatamente ou o mais rápido possível.
- Importante e não urgente (quadrante ao alto e à esquerda). Itens/tarefas que devem podem ser agendados para serem feitos posteriormente.
- Urgente e não importante (quadrante abaixo e à direita). Itens/tarefas que devem ser delegadas a outras pessoas.
- Não urgente e não importante (quadrante abaixo e à esquerda). Itens/tarefas que devem ser eliminados.
Por exemplo, um problema que impede os times de produto de avançarem em seu trabalho pode ser considerado importante e urgente, já que, sem resolução, nada andará.
Já uma questão secundária na estrutura de um time, que requer avaliação, mas que não impede o trabalho em andamento, pode ser considerada importante, mas não urgente, e ser resolvida em momento oportuno.
Trivialidades podem ser eliminadas e tarefas operacionais (que podem ser urgentes, mas de pouca importância ao escopo da liderança) podem ser delegadas pelo líder a pessoas capazes de executá-las.
A dificuldade em relação à Matriz Eisenhower é a subjetividade e relatividade dos critérios. O que é importante e/ou urgente para uma pessoa pode não ser a outra.
Com uma lista grande de tarefas, também fica difícil entender qual é mais urgente e importante do que outras.
Mesmo assim, a Matriz de Eisenhower é um método simples e prático para classificação rápida de itens/tarefas a serem atendidos com urgência, agendados, delegados ou esquecidos.
Matriz GUT
Conceito
A Matriz GUT — também conhecida como Priority Matrix — permite dar notas e, por meio de uma fórmula (cálculo), priorizar tarefas com base em um ranking.
GUT é a sigla para:
- Gravidade (gravity): o risco envolvido em um item/tarefa, que requer que ele seja atendido antes que outros.
- Urgência (urgency): relacionado ao tempo que se tem para executar o item/tarefa.
- Tendency (tendency): probabilidade de a situação piorar ou se repetir se nada for feito.
Uma Matriz Gut se parece com a representação (planilha) a seguir:
Matriz GUT. Fonte: Hotmart
O framework foi criado na década de 1980 por uma consultoria chamada Kepner-Tregoe, que buscava métodos de solução de problemas de negócios a partir de uma perspectiva mais “objetiva” e “científica”.
Como utilizar?
A priorização de itens/tarefas por meio da Matriz GUT é feito atribuindo-se uma nota de 1 (menos grave, urgente ou tendencioso) a 5 (mais grave, urgente ou tendencioso) a cada um de seus critérios e, depois, multiplicando-se essas notas para cada item/tarefa a ser priorizado.
Colocando-se em uma fórmula, o cálculo é:
Nota do Item = Gravidade × Urgência × Tendência
Assim, um item ao qual se atribui a nota 3 à Gravidade, nota 3 à Urgência e nota 4 à Tendência tem uma nota geral de 36 (3 × 3 × 4), como pode ser visto na imagem acima.
Outro item, ao qual se atribui Gravidade 5, Urgência 5 e Tendência 5, tem uma nota geral de 125 (pontuação máxima). Portanto, esse segundo item ganha prioridade sobre o primeiro.
Uma forma atribuir as notas de 1 a 5 é seguindo os critérios da tabela a seguir:
Critérios para atribuição de notas à Matriz GUT. Fonte: Treasy
Novamente, assim como na Matriz de Eisenhower, julgar qual nota dar a cada item/tarefa de uma lista é uma tarefa que envolve subjetividade, isto é, preferências pessoais, crenças etc.
Além disso, pode haver um certo trabalho envolvido em se atribuir as notas, quando a lista de itens a serem priorizados é extensa.
Mesmo assim, a Matriz GUT também é útil porque permite rankear rapidamente, com base em alguns critérios, em qual ordem de prioridade tratar de problemas ou questões, por exemplo.
Por que são importantes?
Matriz de Eisenhower e Matriz GUT, como dito, são importantes porque fornecem estruturas simples para gerenciar o tempo dedicado a itens/tarefas e para priorizar quais desses itens/tarefas devem ser feitos conforme uma ordem de relevância.
Ambos os frameworks podem ser combinados para resultados ainda melhores. Por exemplo, pode-se usar a Matriz de Eisenhower para listar/visualizar todas as tarefas e considerar as que devem ser tratadas com rapidez ou agendadas.
Em seguida, pode-se utilizar a Matriz GUT para dar notas aos itens listados entre os urgentes e importantes da Matriz de Eisenhower para rankear em qual ordem eles devem ser atendidos/resolvidos.
(A quem interessar, na Newsletter Awari Insights - Produtos e UX há um conteúdo extenso e abrangente sobre frameworks de priorização, que podem ser úteis, além de curiosos, no dia a dia).